Menjalankan Kolaborasi Antar Anggota Tim di Kantor

Manusia merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan antar individu. Ketika kita membutuhkan sesuatu, tidak semua hal bisa dilakukan oleh diri kita sendiri, pasti memerlukan bantuan orang lain. Terutama apabila kebutuhan tersebut diluar dari kemampuan kita untuk memenuhi nya sendiri. Dengan adanya keadaan saling membutuhkan ini, muncul lah sebuah konsep yang bernama kolaborasi.

Kolaborasi bisa terjadi dimana saja, mulai dari lingkungan terkecil seperti rumah, hingga lingkungan yang sangat luas antar negara. Dengan adanya kolaborasi ini, kita mengharapkan “keuntungan” dari sisi kita dan orang lain yang kita ajak untuk bekerja sama. Sebelum membahas kolaborasi di dalam tim kerja, Mari kita bahas terlebih dahulu apa itu kolaborasi.

 

Apa Itu Kolaborasi ?

Berdasarkan kamus Heritage Amerika , definisi dari kolaborasi adalah bekerja sama khususnya dalam upaya menggabungkan pemikiran. Dengan adanya lebih dari satu pihak yang terlibat, maka para pihak memiliki pandangan yang berbeda terhadap suatu masalah serta mendapatkan solusi dari perbedaan dan keterbatasan pandangan mereka tersebut. Karna pada hakekatnya, tujuan dari kolaborasi ialah untuk mencapi sebuah tujuan bersama dengan saling membantu antar satu dengan yang lainnya.

Dalam melakukan kolaborasi, diperlukan perencanaan bersama sehingga tanggung jawab dalam implementasinya menjadi tanggung jawab bersama. Hal ini sebagaimana yang dikemukakan oleh Lindeke dan Sieckret yang mengatakan kolaborasi adalah proses kompleks yang membutuhkan sharing pengetahuan yang direncanakan, yang di sengaja, dan menjadi tanggung jawab bersama.

 

Karakteristik dan Prinsip Dasar Kolaborasi

Menurut Carpenter, kolaborasi memiliki 8 (delapan) karakteristik, yaitu:

1. Partisipasi tidak dibatasi dan tidak hirarkis.
2. Partisipan bertanggung jawab dalam memastikan pencapaian kesuksesan.
3. Adanya tujuan yang masuk akal.
4. Ada pendefinisian masalah.
5. Partisipan saling mendidik atau mengajar satu sama lain.
6. Adanya identifikasi dan pengujian terhadap berbagai pilihan.
7. Implementasin solusi dibagi kepada beberapa partisipan yang terlibat, dan
8. Partisipan selalu mengetahui perkembangan situasi.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam kolaborasi, jadi kolaborator harus memerhatikan beberapa komponen diantaranya budaya, kepemimpinan, strategi yang akan digunakan, tim terlibat serta struktur kelembagaan

 

Nilai Dasar Kolaborasi

Terdapat beberapa nilai yang menjadi dasar ketika berkolaborasi. Nilai tersebut akan menjadi pedoman untuk pihak yang berkolaborasi agar dapat meraih tujuan bersama. Beberapa nilai tersebut adalah:

1. Respect for people: menghormati orang lain akan memberikan kepuasan dan kesetaaan antar pihak sehingga kolaborasi dapat berjalan dengan adanya rasa kepuasan dan lingkungan kerja yang mendukung.
2. Honor and integrity: memberikan penghargaan dan pengakuan atas etos kerja yang diberikan kepada individu
3. Ownership and aligment: adanya rasa memiliki dan bersekutu dengan perusahaan dan rekan di dalam lingkungan kerja
4. Consensus: konsensus adalah kesepakatan yang dilandasi oleh keinginan dalam mencapai tujuan
5. Full responsibility and acountability: bertanggung jawab dan tanggung-gugat terhadap apa yang menjadi tugas nya
6. Trust-based relationship: hubungan untuk saling percaya satu sama lain
7. Recognition and growth: adanya upaya memberikan dorongan untuk bekerja dan segera memberikan pengakuan terhadap hasil kerja seseorang

 

Jenis-jenis Tim

Ketika bekerja di sebuah lingkungan organisasi, bekerja secara eksklusif/sendiri tidak akan menghasilkan banyak keuntungan dibanding dengan pekerjaan yang dilakukan oleh sejumlah orang secara bersama-sama.

Sebagai contoh di sebuah organisasi, mereka memiliki beberapa jenis tim yaitu

1. Tim produksi dan layanan: mereka adalah tim garis depan yang menghasilkan sebuah produk secara teratur. Sementara, tim layanan adalah mereka yang berinteraksi dengan orang-orang yang memberikan hasil nyata dan tidak berwujud
2. Tim manajemen: mereka adalah tim yang menerima laporan dari seseorang dan memiliki wewenang untuk memimpin sekelompok anggota mulai dari bawah hingga atas dalam menyelesaikan tugas dan tujuan bersama. Segala keputusan dan arah sebuah organisasi akan ditentukan oleh tim ini
3. Tim proyek: tim yang melibatkan para anggota yang telah diorganisir untuk berkolaborasi dalam suatu proyek tertentu. Tim ini biasanya merupakan tim yang anggota nya terdiri dari lintas fungsi dan dikumpulkan menjadi satu untuk mengerjakan suatu hal yang jangka waktu nya lebih lama dibanding tim produksi / layanan. Hasil yang diperoleh juga relatif kompleks. Namun tim ini juga relatif terbatas karena setelah proyek selesai, tim ini dapat dipecah kembali.
4. Tim aksi dan performa: Anggota tim ini umumnya terdiri dari mereka yang memiliki keahlian khusus seperti tim bedah, militer, keuangan, IT, dan lain-lain. Peran tim ini sangat ter-spesialisasi namun saling bergantung. Tim ini diharuskan mendapatkan pelatihan khusus dalam domain mereka untuk meningkatkan kinerja kerja tim dalam lingkungan tempat mereka beroperasi.
5. Tim penasihat: tim sementara yang biasanya ditugaskan oleh manager untuk menyelesaikan suatu masalah dan menawarkan tindakan perbaikan. Jangka waktu yang dibutuhkan tim penasihat ini tergolong singkat, misal beberapa jam per bulan.
6. Tim virtual: tim ini terdiri dari anggota nya yang secara lokasi atau zona waktu bisa berbeda. tim ini lebih bermanfaat bagi beberapa organisasi karena lebih menghemat biaya dan juga waktu

 

Faktor-faktor yang Memengaruhi Kinerja Tim

Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi kinerja dari sebuah tim seperti faktor budaya, sikap, kepribadian, kemampuan kognitif anggota, motivasi, keahlian, karakteristik tim, iklim tim, keragaman, kompetensi, dan lain-lain

1. Sistem Sosial

Adanya perbedaan atau kesetaraan dalam kekuasaan bisa memengaruhi bagaimana kolaborasi berkerja. Kekuasaan yang terlalu tinggi, bisa menjadikan praktik kolaborasi menjadi tidak seimbang. Baik itu dari sisi gender maupun status.

2. Sistem Kultural

Sistem kultural bisa mendorong seseorang untuk memberikan semangat berkolaborasi. Namun jika nilai budaya yang diterapkan tidak sesuai / bertentangan dengan semangat kolaborasi, maka semangat tersebut tidak bisa berjalan dengan baik

3. Sistem Profesional

Menurut Horsburgh, Lamdin, dan Williamson (2001), terdapat pengaruh yang signifikan dari sistem profesional terhadap kolaborasi anggota tim karena mendorong perspektif yang bertentangan langsung dengan logika kolaborasi.

4. Sistem Pendidikan

Pendidikan juga tidak kalah pentingnya untuk menghasilkan peserta didik untuk mengenali nilai-nilai dan tanggung jawab nya. Sistem ini bermanfaat bagi semua pelajar untuk meningkatkan kesadaran, berbagi dan integrasi pengetahuan, dan praktik mereka.

 

Kolaborasi di dalam Anggota Tim

Setiap anggota tim memiliki perbedaan keahlian, budaya, pemikiran, dan lain sebagai nya. Untuk mencapai suatu tujuan, anggota tim seringkali membutuhkan bantuan anggota lainnya agar tidak menjadi penghambat kerjaan yang akan memperburuk kualitas. Adanya ketergantungan kerja mengharuskan setiap karyawan saling berkolaborasi untuk mencapai tujuan bersama.

Ada beberapa hal yang dapat mendorong terjadinya kolaborasi yang baik walaupun ada perbedaan dari banyak faktor seperti pengetahuan, kebiasaan, dan pribadi masing-masing individu. Berikut hal yang bisa dicoba untuk dilakukan

1. Leadership (kepemimpinan)

Kehadiran pemimpin yang baik akan sangat berpengaruh terhadap kinerja dari kerjasama antar tim. Tidak menutup kemungkinan ada nya berbagai konflik yang terjadi akibat adanya perbedaan. Dengan hadirnya sosok pemimpin yang bisa menjadi pengengah, konflik yang terjadi bisa mereda dan bahkan terselesaikan dengan membawa ide baru yang berasal dari perbedaan antar anggota tim.

Namun menjadi seorang pemimpin cukup berat karena memikul tanggung jawab yang besar terhadap anggota tim nya. Karena seorang pemimpin bisa jadi kunci keberhasilan sekaligus menjadi inspirasi anggota tim nya yang lain.

2. Motivasi

Tanpa adanya motivasi, kualitas pekerjaan atau kolaborasi antar tim tidak bisa berjalan dengan baik. Motivasi diperlukan untuk mendorong rasa memiliki dan semangat dalam bekerja sehingga hasil yang diperoleh bisa memiliki nilai yang lebih sempurna.

3. Etnis dan Bahasa

Etnis dan bahasa bisa menjadi media penentu baik atau buruknya komunikasi. Perlu diingat bahwa tidak semua anggota tim berasal dari letak geografis yang sama. Walaupun saat ini sudah ada bahasa persatuan, namun terkadang ada anggota tim yang masih kurang nyaman untuk keluar dari kebiasaan yang menjadi ciri khas etnis dan bahasanya. Dan hal ini bisa memperburuk kolaborasi apabila tidak dikomunikasikan dengan baik.

4. Komunikasi

Anggota tim yang tidak bisa berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, dipastikan tidak bisa berkolaborasi dengan yang lain. Karena dengan komunikasi kita bisa mengetahui maksud dan tujuan yang kita inginkan / butuhkan dengan anggota tim lainnya. Tidak jarang bahwa pekerjaan memiliki tujuan yang belum sepenuhnya jelas di awal. Dengan adanya komunikasi, pekerjaan tersebut bisa dirumuskan maksud dan tujuan nya bersama-sama dengan anggota tim nya yang lain.

5. Pertemuan

Pertemuan bisa meningkatkan praktik kolaborasi. Dengan adanya pertemuan, para anggota tim bisa berkomunikasi secara real time untuk membahas segala hal tentang apa yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.

Pertemuan ini bisa dijadwalkan sesuai kebutuhan tim. Baik itu harian, mingguan, atau bulanan. Dengan adanya teknologi komunikasi saat ini, pertemuan ini juga bisa dilakukan secara daring (online) sehingga sangat membantu anggota tim yang berdomisili / terletak pada geografis yang berbeda

6. Aturan dan Regulasi

Sebelum membentuk sebuah kelompok kolaborasi, perlu diadakan kesepakatan bersama sebelum kelompok tersebut terbentuk. Aturan akan sangat terasa manfaat nya apabila terjadi sebuah konflik atau hal-hal yang tidak dapat di prediksi sebelumnya. Tentunya aturan yang dibuat, harus disepakati dan disetujui bersama dengan seluruh anggota tim.

7. Kesediaan untuk Berkolaborasi

Jika anggota tim tidak ingin / bersedia untuk berkolaborasi, maka akan terjadi halangan untuk menyelesaikan perkerjaan. Kesediaan harus berasal dari diri anggota tersebut, jika tidak motivasi untuk bekerja sama dengan anggota lainnya menjadi tidak berjalan dengan baik.

8. Evaluasi

Melakukan pengecekan berkala baik itu oleh pemimpin atau rekan kerja bisa memperbaiki kualitas pekerjaan kedepan nya. Evalausi yang baik akan memberikan masukan atas permasalahan yang sempat terjadi agar di kesempatan berikutnya bisa menghindari kesalahan yang sama.

9. Kepercayaan

Saling percaya antar anggota tim, baik bawahan maupun atasan bisa mempererat hubungan sosial dan juga kolaborasi. Setiap orang pastinya ingin dipercaya bahwa ia bisa melakukan nya. Apabila tidak adanya kepercayaan di dalam anggota tim, akan menimbulkan rasa tidak percaya diri, tekanan, rasa tidak puas, dan perasaan negatif lainnya yang berimbas pada hubungan bekerja sama.

 

Apa Yang Perlu Kita Lakukan Untuk Berkolaborasi dengan Tim ?

Kolaborasi antar anggota tim memang perlu dilakukan untuk melengkapi satu sama lain. Terutama pada pekerjaan yang cukup kompleks, sangat membutuhkan bantuan dari rekan kerja yang ahli di bidang nya agar tidak mengganggu / menjadi penghambat pekerjaan. Untuk kita sebagai pribadi yang berada di lingkungan organisasi, perlu pahami diri sendiri, Apa yang menjadi keahlian kita dan apa yang menjadi kelemahan.

Menjalin hubungan komunikasi diluar pekerjaan juga bisa mempererat kepercayaan sekaligus bisa mengenal lebih baik tentang rekan kerja yang akan terus berkolaborasi dengan kita. Walaupun pada umumnya, setiap orang memiliki kemampuan beradaptasi yang berbeda, jangan ragu untuk meminta / menawarkan bantuan kepada anggota tim. Perbedaan memang tidak bisa di cegah, namun dengan adanya perbedaan akan melahirkan ide yang bahkan bisa tidak terfikir oleh kita sebelumnya.

 

 

Referensi:

https://www.researchgate.net/publication/311811209_The_Impact_of_Collaboration_among_Members_on_Team’s_Performance

http://repository.uinfasbengkulu.ac.id/2387/3/BAB%20II.pdf